SOP PENDOKUMENTASIAN INFORMASI

SOP Pendokumentasian Informasi merupakan prosedur untuk memastikan seluruh Informasi Publik yang dihasilkan, diterima, dikuasai, dan dikelola oleh Biro Organisasi Sekretariat Daerah Provinsi Kepulauan Riau dapat dikumpulkan, dicatat, diklasifikasikan, disimpan, dipelihara, dan ditemukan kembali dengan mudah.

Pendokumentasian merupakan fondasi penting dalam pelayanan PPID. Tanpa dokumentasi yang baik, PPID akan kesulitan memberikan informasi secara cepat dan tepat.

PerKI 1/2021 menegaskan kewajiban Badan Publik untuk membangun dan mengembangkan sistem penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan pelayanan Informasi Publik.

Alur pelaksanaannya:

1. Pengumpulan informasi

PPID menghimpun informasi dari seluruh bidang/unit kerja di lingkungan Biro Organisasi.

2. Identifikasi dan verifikasi

Informasi diperiksa untuk memastikan sumber, keakuratan, kelengkapan, tanggal, dan status informasinya.

3. Klasifikasi informasi

Informasi dikategorikan berdasarkan jenis dan status keterbukaannya.

4. Pencatatan metadata

Informasi dicatat sekurang-kurangnya mengenai judul/nama informasi, unit penghasil, tanggal, bentuk dokumen, lokasi penyimpanan, dan status informasi sesuai kebutuhan pengelolaan.

5. Penyimpanan

Dokumen disimpan secara sistematis, baik dalam bentuk fisik maupun elektronik, dengan memperhatikan keamanan dan kemudahan temu kembali.

6. Pemutakhiran

Dokumen dan data diperbarui apabila terdapat perubahan atau informasi terbaru.

7. Penyediaan untuk layanan PPID

Informasi yang berstatus terbuka dapat disediakan melalui media layanan informasi yang telah ditetapkan.